รับชำระลูกหนี้และจ่ายชำระเจ้าหนี้

เป้าหมายและพื้นฐาน

เมื่อจบ: เข้าใจการชำระเงินและการ Apply Entries

พื้นฐานที่ต้องรู้: 05–06, 09

แบบฝึกหลัก: จับคู่การชำระกับใบแจ้งหนี้ตัวอย่าง

ภาพรวมก่อนลงมือทำ

ตั้งโจทย์และอ่านยอดก่อนทำ

ใช้ Invoice ขายจากบท 05 และ Invoice ซื้อจากบท 06 ที่ยังไม่ถูกชำระ ใช้สกุลเงินเดียว ไม่มีส่วนลดเงินสด ค่าธรรมเนียม หรือผลต่างอัตราแลกเปลี่ยน จด Remaining Amount จริงของแต่ละ Invoice แทนการใช้ยอดก่อนภาษี 300/400

ให้ผู้ดูแลเตรียม Bank Account ฝึกกับ Posting Group ที่ถูกต้องและ journal batch แยก การ Post ในระบบไม่ใช่คำสั่งโอนเงินจริง และบทนี้ไม่ export payment file หรือส่งให้ธนาคาร

รับชำระลูกหนี้

1. เปิด Customer Ledger Entries ของลูกค้าฝึก เลือก Invoice เป้าหมาย ตรวจ Open, Currency Code และ Remaining Amount จดเลขเอกสาร
2. ค้น Cash Receipt Journals เลือก batch ฝึก เติมวันที่/เลขเอกสารใหม่ ตั้ง Document Type = Payment, Account Type = Customer และ Account No. ของลูกค้า
3. สำหรับรับเต็มจำนวนในสกุลเดียว ใส่ Amount ฝั่งลูกค้าเป็นค่าลบตามยอดค้าง เช่น -300 เมื่อยอดรวม Invoice จริงเท่ากับ 300 ตั้ง Bal. Account Type = Bank Account และเลือกธนาคารฝึก
4. เลือก Apply Entries แล้วเลือก Invoice ที่จด ใช้ Set Applies-to ID เมื่อใช้วิธีหลายรายการ ตรวจ Amount to Apply และ Applied Amount ให้ตรงยอด ไม่เลือก Invoice อื่น
5. กลับ Journal ตรวจ Preview Posting เมื่อมีให้ แล้ว Post จาก batch ฝึก ตรวจ Customer Ledger Entries ว่า Invoice และ payment ที่จับคู่ครบมียอดคงเหลือศูนย์

จ่ายชำระเจ้าหนี้

1. เปิด Vendor Ledger Entries ตรวจ Invoice ซื้อที่ยังเปิดและยอดค้างจริง
2. ใน Payment Journals batch ฝึก เติมวันที่/เลขเอกสาร ตั้ง Payment, Account Type = Vendor และผู้ขายฝึก
3. สำหรับจ่ายเต็มจำนวนในสกุลเดียว ใส่ Amount ฝั่งผู้ขายเป็นค่าบวกตามยอดค้าง เช่น 400 เมื่อ Invoice จริงรวม 400 ตั้ง balancing เป็น Bank Account ฝึก
4. ใช้ Applies-to Doc. No. สำหรับรายการเดียว หรือ Apply Entries และ Set Applies-to ID เพื่อระบุรายการ ตรวจ Applied Amount ก่อนกลับ
5. Preview/ตรวจสมดุล แล้ว Post เฉพาะรายการฝึก ตรวจ Remaining Amount ของ Invoice และ Bank Account Ledger Entries ที่เกิดขึ้น

แบบฝึกและผลที่คาดหวัง

ทำตารางก่อน–หลังของสอง Invoice: เลขเอกสาร ยอดค้าง เลข payment ยอด Apply และยอดค้างหลังทำ เมื่อชำระครบภายใต้สมมติฐานนี้ Invoice ควรมี Remaining Amount = 0 และ Open ไม่ถูกเลือก

หากจ่ายเพียงบางส่วน Remaining Amount จะยังเหลือ ส่วนผลต่างสกุลเงิน/ส่วนลดอยู่นอกแบบฝึกนี้ การ Apply หนี้สำเร็จยังไม่ใช่หลักฐานว่ากระทบยอดธนาคารกับ statement แล้ว

ปัญหาพบบ่อย

Post เงินแล้ว Invoice ยัง Open

ตรวจว่ามีการ Apply กับ Invoice ถูกใบหรือยัง สามารถตรวจแนวทาง Apply จาก posted ledger entries ในแหล่งอ้างอิงได้

เครื่องหมายยอดเงินผิด

เทียบทิศเดบิตเครดิตใน Preview: รับเงินควรเพิ่มธนาคารและลดลูกหนี้; จ่ายควรลดธนาคารและลดเจ้าหนี้ ตรวจ Document Type และ batch ไม่แก้ด้วยการเดาหลัง Post

ยอด Apply ไม่ครบ

ตรวจสกุลเงิน Amount to Apply ส่วนลด และ remaining จริง ใช้โจทย์ไม่มีผลต่างก่อน ไม่ใช้ tolerance ปิดหนี้โดยไม่อธิบายส่วนต่าง

เอกสารอ้างอิงทางการ

อ่านประกอบและตรวจชื่อเมนู/ข้อจำกัดของเวอร์ชันที่คุณใช้ เอกสารเดิมตรวจ 22 ตุลาคม 2569; เอกสารติดตั้งและพื้นฐาน Developer ที่เพิ่มตรวจ 4 พฤศจิกายน 2569

• Apply customer payments manually ↗
• Apply vendor payments manually ↗