General Journal: เตรียม ตรวจ และลงรายการ

เป้าหมายและพื้นฐาน

เมื่อจบ: ตรวจรายการก่อน Post และอ่านผลหลังลงรายการ

พื้นฐานที่ต้องรู้: 08

แบบฝึกหลัก: ทำรายการปรับปรุงตัวอย่างและตรวจยอดสมดุล

ภาพรวมก่อนลงมือทำ

ข้อมูลที่ต้องเตรียม

ให้ผู้ดูแลกำหนดบัญชีฝึก A และ B ที่เป็น Account Type = Posting และอนุญาต Direct Posting สำหรับโจทย์นี้ ไม่ใช้บัญชีคุมลูกหนี้ เจ้าหนี้ ธนาคาร หรือสินค้าคงคลังเป็นทางลัด เพราะอาจทำให้ subledger ไม่สอดคล้อง

จำนวนฝึก 100 ในสกุลเงินท้องถิ่น ไม่มี VAT หรือ Dimension บังคับที่ยังไม่ได้เตรียม ถ้าบริษัทต้องมี Dimension ให้ผู้ดูแลกำหนดค่าฝึกที่ถูกต้องก่อน ห้ามปิด validation ของบริษัท

ขั้นตอนสร้างรายการสมดุล

1. ค้น General Journals เลือก batch สำหรับตนเอง ตรวจว่าไม่มีรายการของผู้ใช้คนอื่นค้างอยู่ และ batch ไม่มี balancing account ที่จะทำให้โจทย์สองบรรทัดซ้ำ
2. เปิด Show More Columns หากจำเป็น กำหนด Posting Date ที่อนุญาตและ Document No. เช่น SBC-J-001 ตาม Number Series ของ batch
3. บรรทัดแรก Account Type = G/L Account เลือกบัญชี A ใส่ Debit Amount = 100 และ Description ที่ระบุว่าเป็นการฝึก
4. บรรทัดที่สองใช้ Posting Date และ Document No. เดียวกัน เลือกบัญชี B ใส่ Credit Amount = 100 หากหน้าจอแสดง Amount แทนเดบิตเครดิต ให้ตรวจเครื่องหมายตาม tooltip/การตั้งค่าก่อน
5. ตรวจยอดรวม Debit = Credit และไม่มี Bal. Account ที่ไม่ตั้งใจ ตรวจ Dimension และ Document No. ให้สมดุลต่อเอกสาร ไม่ใช่แค่ยอดรวม batch
6. ใช้ Preview Posting หรือ Test Report ที่มีในเวอร์ชัน ตรวจข้อผิดพลาดแล้วแก้ข้อมูลฝึกให้ถูกต้อง
7. เลือก Post เฉพาะ batch ฝึก เมื่อสำเร็จเปิด G/L Entries กรอง Document No. และวันที่ตามที่จด

แบบฝึก: พิสูจน์ผลหลัง Post

จด Entry No. ของทั้งสองบรรทัด บัญชี A เดบิต 100 บัญชี B เครดิต 100 และยอดสุทธิรวมเป็นศูนย์ เทียบ Description และ Posting Date ด้วย อย่าตรวจเพียงข้อความว่า Post สำเร็จ

แบบคิดเพิ่มเติม: ถ้าบรรทัดที่สองเป็น 90 จะเกิดส่วนต่างเท่าไร และควรตรวจตรงใดก่อน Post ไม่ต้องทดลอง Post รายการผิดจริง

ผลที่คาดหวัง

มี G/L Entries ของเอกสารฝึกครบและยอดสมดุล บรรทัด Journal ที่ Post แล้วจะถูกประมวลผล ไม่ใช้การเห็นหน้าว่างเป็นเหตุ Post ซ้ำ หลัง Post ไม่แก้ ledger เดิมเหมือนแก้ draft ต้องใช้กระบวนการกลับ/แก้รายการที่เหมาะสมภายใต้การตรวจของผู้ดูแล

ปัญหาพบบ่อย

ยอด batch เป็นศูนย์แต่ Post ไม่ผ่าน

ตรวจสมดุลต่อ Document No./Posting Date, Dimension และการอนุญาตวันที่

บัญชีไม่อนุญาต Direct Posting

ให้ผู้ดูแลเลือกบัญชีฝึกใหม่ ไม่เปิด Direct Posting ให้บัญชีคุมเพียงเพื่อทำบทเรียน

Post ไปแล้วแต่ข้อมูลผิด

เก็บเลขเอกสารและ Entry No. ขอทบทวน reversal/correction ที่เหมาะสม ไม่แก้ฐานข้อมูลหรือ Post ชดเชยแบบเดา

เอกสารอ้างอิงทางการ

อ่านประกอบและตรวจชื่อเมนู/ข้อจำกัดของเวอร์ชันที่คุณใช้ เอกสารเดิมตรวจ 22 ตุลาคม 2569; เอกสารติดตั้งและพื้นฐาน Developer ที่เพิ่มตรวจ 4 พฤศจิกายน 2569

• Work with general journals ↗
• Post transactions directly to the general ledger ↗