ซื้อครั้งแรก: จาก Purchase Order ถึง Invoice

เป้าหมายและพื้นฐาน

เมื่อจบ: เชื่อมการสั่งซื้อ รับสินค้า และใบแจ้งหนี้

พื้นฐานที่ต้องรู้: 04

แบบฝึกหลัก: ทดลองซื้อหนึ่งรายการและติดตามเอกสารที่เกิดขึ้น

ภาพรวมก่อนลงมือทำ

โจทย์และเงื่อนไขฝึก

ใช้ผู้ขายและสินค้า Inventory จากบท 04 จำนวน 5 หน่วย ต้นทุนตรงต่อหน่วย 80 เป็นเลขฝึก ยอดฐานก่อนภาษี/ส่วนลดจึงเป็น 400 ใช้ Location ฝึกที่ไม่ต้อง warehouse receipt/put-away เพิ่ม ให้ผู้ดูแลยืนยันการตั้งค่านี้

กำหนด Vendor Invoice No. สมมติที่ไม่ซ้ำ เช่น SBC-P-001 ร่วมกับรหัสผู้ฝึก ห้ามนำเลขใบแจ้งหนี้จริงมาลงซ้ำ แบบฝึกนี้สมมติว่าได้รับสินค้าจริงครบแล้วในสถานการณ์ฝึก

ขั้นตอน Purchase Order → Posted Invoice

1. ค้น Purchase Orders → New เลือกผู้ขายฝึก จดเลข Order ตรวจบริษัทและวันที่
2. กรอก Vendor Invoice No. สมมติ ตรวจ Location และ Payment Terms ตามที่เตรียมไว้
3. เพิ่มบรรทัด Item เลือกสินค้าฝึก Quantity = 5 ตรวจ Unit of Measure และ Direct Unit Cost = 80
4. ตรวจยอดบรรทัดและ Statistics จดภาษี/ส่วนลดแยกจากยอดฐาน 400
5. สำหรับโจทย์รับครบ ตรวจ Qty. to Receive = 5 และ Qty. to Invoice = 5 หากระบบใช้ขั้นตอนคลังเพิ่มเติมให้ผู้ดูแลเตรียมกระบวนการนั้นก่อน
6. ใช้ Preview Posting เมื่อมีให้ แก้ validation ให้ครบโดยอ้าง error จริง ไม่เลือกบัญชีสุ่ม
7. ใน Sandbox เลือก Post → Receive and Invoice เมื่อสินค้าฝึกและใบแจ้งหนี้ครบตามสมมติฐาน
8. เปิด Posted Purchase Invoices และ Posted Purchase Receipts ตรวจรหัสสินค้า จำนวน และเลขอ้างอิงผู้ขาย บันทึกเลขเอกสารทั้งสอง

แบบฝึกและการตามรอย

เปิด Vendor Ledger Entries จากผู้ขายแล้วหา Invoice ที่สร้าง เปิด Item Ledger Entries ของสินค้าด้วยรหัสเดิมและดูรายการรับ 5 หน่วย เทียบกับก่อนทำรายการ หากจะฝึกขายต่อในบท 05 ให้จด Location และจำนวนที่มีไว้

ตอบคำถาม: “รับสินค้าแล้ว แต่ยังไม่ได้ใบแจ้งหนี้” ต่างจาก “รับและ Invoice พร้อมกัน” อย่างไร ให้ตอบเชิงสถานะเอกสาร โดยไม่ลงรายการครั้งที่สองเพื่อทดสอบในบทนี้

ผลที่คาดหวัง

มีเอกสารรับและ Posted Purchase Invoice ของชุดฝึก รายการเจ้าหนี้อ้างถึงผู้ขายที่เลือก และสินค้าเพิ่ม 5 หน่วยในขอบเขตที่ไม่มีการเคลื่อนไหวอื่น ยอด G/L สินค้ากับต้นทุนอาจขึ้นกับการตั้งค่าการลงต้นทุน จึงไม่ใช้ยอดคงเหลือจำนวนหน่วยแทนมูลค่าบัญชี

ปัญหาพบบ่อย

ต้องใส่ Vendor Invoice No.

กรอกเลขสมมติที่ไม่ซ้ำตามชุดฝึก เก็บเลขนั้นไว้ใช้ติดตาม ไม่ปิดการตรวจเลขซ้ำเพื่อผ่านขั้นตอน

รับไม่ได้เพราะต้องทำ Warehouse Receipt

Location มีนโยบายคลังเพิ่มเติม ให้ใช้คลังฝึกที่กำหนดหรือเรียนขั้นตอนคลังกับผู้ดูแลก่อน

ไม่พบ Order หลัง Post

ค้นเอกสาร Posted ด้วยเลขที่จดก่อน ไม่สร้างใบใหม่จนกว่าจะยืนยันว่ารายการแรกไม่เกิด

เอกสารอ้างอิงทางการ

อ่านประกอบและตรวจชื่อเมนู/ข้อจำกัดของเวอร์ชันที่คุณใช้ เอกสารเดิมตรวจ 22 ตุลาคม 2569; เอกสารติดตั้งและพื้นฐาน Developer ที่เพิ่มตรวจ 4 พฤศจิกายน 2569

• Record purchases with invoices and orders ↗